Conoce el informe de entra tardías y quiénes tienen esta práctica

Entrega tardía

Desde abril hasta el 30 de junio del 2021 tuvimos un total de 122 facturas tardías entregadas. De acuerdo al formulario de entrega tardía, el cual es obligatorio para pasar un factura a contabilidad por fuera del tercer día hábil del mes siguiente, tenemos el siguiente análisis: 

RAZONES ENTREGA TARDÍA Cant %
El proveedor la entregó en fecha extemporánea 9 7%
Internamente me entregaron la factura tarde 12 10%
Nunca me llegó la factura 14 11%
Se me olvidó enviarla 87 71%
Total general 122 100%

La mayor causa es por olvido, lo cual indica que la recepción por un canal unificado como lo es canalfacturas@cfcya.co ha sido exitoso y nos deja ver que la solución para lo demás está en nuestras manos, en organizarnos y ser responsables con este aspecto tan fundamental para la empresa.

La siguiente es la distribución de dichas entregas tardías por colaborador y por mes (las en rojo son reincidentes respecto al trimestre anterior):

ENTREGA TARDÍA POR COLABORADOR Y POR MES

Colaborador Abril Mayo Junio Total general Porcentaje
Total general 28 76 18 122 %
VALERIA TREJOS 11 59 1 71 58%
JUAN DAVID CASTAÑO 8     8 7%
CÉSAR FRANCO 5   2 7 6%
ADRIÁN HUMBERTO RIVERA    6   6 5%
NEGIN ALEXANDER RESTREPO   3 2 5 4%
DIEGO GONZÁLEZ   1 3 4 3%
JOSE FERNANDO MESA PARRA   4   4 3%
MARIA ISABEL DUQUE BEJARANO     4 4 3%
LUZ STELLA MEJIA PEREZ     3 3 2%
VALENTINA GUTIERREZ CARDONA   1 2 3 2%
SANTIAGO MONTOYA 1   1 2 2%
CARLOS ANDRES QUINTERO MARTINEZ 1     1 1%
HERNÁN ALONSO LÓPEZ ARIAS 1     1 1%
JENNIFER PAOLA TORRES ROJAS   1   1 1%
JHADIER AUGUSTO TIQUE L 1     1 1%
LUZ ENSUEÑO GARCÉS GUTIÉRREZ   1   1 1%

Continuaremos analizando con las personas reincidentes las acciones necesaria para eliminar estas faltas.

A junio se han recibido 72 facturas correspondientes al 2020, lo cual es una situación compleja para la empresa en términos de sanciones y exposición ante la Dian.

  • Es importante reiterar que el responsable de diligenciar el formulario de entrega tardía es el colaborador que causó que la factura se esté enviando de manera tardía y no aquel que realiza el contrato y acta y envía a contabilidad.
  • Invitamos a directores comerciales y directores de proyectos a tener mayor celeridad en la aprobación de contratos, para que las analistas de gestión documental puedan realizar su labor de actas y contratos y facturas en el tiempo estimado.
  • Reiteramos que si a alguien le llega una factura de canal facturas y no le corresponde, está en la obligación de responder a canal facturas solicitando el redireccionamiento, es decir, nadie puede ignorar un correo de canal facturas.
  • También solicitamos no acumular todas las facturas para el último día de entrega en contabilidad. Recuerden que la política dice que todos los viernes se deben entregar las facturas procesadas en la semana que termina.

Continuaremos realizando los análisis para lograr no tener facturas tardías que hoy nos significan sanciones por correcciones en retención en la fuente, la cuales se dan independientemente que sean 1 o 1000 facturas las tardías mes a mes.

Por tal razón, requerimos mayor control y cuidado con esta situación, y resolver todas las causas raíces que ocasionan que a hoy tengamos un promedio de 40 facturas tardías por mes.

Conoce aquí el informe completo:

 

 

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