Gerencia CFC&A

 Directriz 03-2022 | Versión 1
Para todos los colaboradores de CFC

 Protocolo para la correcta solicitud de requerimientos al Área Jurídica
2 de mayo del 2022

Esta directriz se crea con el fin de establecer un único canal para realizar los requerimientos internos al área jurídica y para poder dar cumplimiento a los tiempos establecidos en los acuerdos de servicio, de tal forma que se genere una mayor efectividad en el área.

1- A partir de la fecha las solicitudes se deberán realizar a través de la plataforma Microsoft Planner, sección Requerimientos Jurídicos. El acceso está disponible mediante uno de los botones de la página de inicio de Intranet CFC (http://www.cfcya.com)

2- En dicha plataforma se encuentran establecidos los tipos de requerimientos, los documentos e información mínima que se debe suministrar para tramitar de manera adecuada el requerimiento y para darle trámite en los tiempos acordados.

3- La información o documentación mínima para radicar el requerimiento se encuentra dentro de la lista de comprobación, marcada con un asterisco (*).

4- Para usar la plantilla de cada uno de los requerimientos, deberá buscar el tipo de requerimiento para tramitar y duplicarlo.

5- Una vez duplicado, debe cambiar el título y especificar allí el proyecto con el cual quedará asignado el trámite, como se evidencia a continuación:

6- Una vez cumplidos los pasos anteriores, el área Jurídica CFC asignará el responsable de atender el requerimiento y la fecha de respuesta, según los tiempos estipulados en los acuerdos de servicio. Automáticamente le llegará un correo con esta información a quien realizó el requerimiento.

7- Si existe alguna situación que impida el cumplimiento dentro del término pactado, se informará antes de la fecha al solicitante y el área Jurídica CFC hará el cambio en el Planner, con la respectiva notificación al solicitante.

8- Una vez el trámite se cumpla, se marcará como completado y se dejará en la tarjeta de Planner la información de dicho trámite.

9- Si el requerimiento no está dentro de las plantillas propuestas por el área Jurídica CFC, deberá crear una nueva tarea titulada con el nombre de dicho requerimiento y los documentos que considere pertinentes para tramitarlo.

10- Esta directriz no modifica el canal para los requerimientos judiciales o jurídicos de carácter externo, como tutelas, derechos de petición, demandas, o reclamaciones de cualquier índole, así como los comunicados enviados por cualquier autoridad judicial o administrativa.

Estos se seguirán gestionando por el correo notificacionesjudiciales@cfcya.co y deberán contar con toda la información y documentación para poder atender la respuesta.

11- A partir de la fecha no se recibirá ningún requerimiento jurídico que no se tramite con los pasos anteriores, puesto que no permitiría la adecuada trazabilidad y validación de su cumplimiento.

Se firma el 2 de mayo del 2022

PAULA TATIANA GAITÁN GUZMÁN
Gerente General CFC

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