Conoce el informe de entrega tardía de facturas

Entrega tardía

¿Entregaste las facturas tardías? Conoce aquí el informe del trimestre de enero a marzo del 2021. Si eres uno de los colaboradores que más realiza esta mala práctica, por favor intenta tener más cuidado y sé puntual con la entrega de facturas.

Recordemos que las personas que entreguen las facturas de manera extemporánea deben diligenciar el formulario que fue creado con el fin de hacer un control estricto de esta situación.

Léelo otra vez: Esta es la directriz sobre la entrega tardía de facturas

Es importante que todos tengamos claro que la entrega es hasta el tercer día hábil del mes siguiente. El fin es mantener nuestra información contable y financiera al día, para evitar reprocesos en la elaboración de los informes.

De enero a marzo de 2021 tuvimos un total de 117 facturas tardías. De acuerdo al registro en el formulario de entrega tardía, el cual es obligatorio para pasar un factura a contabilidad por fuera del tercer día hábil del mes siguiente, se tiene el siguiente análisis:

 

RAZONES ENTREGA TARDÍA cant %
El proveedor la entregó en fecha extemporánea 7 6%
Internamente me entregaron la factura tarde 24 21%
Nunca me llegó la factura 42 36%
Se me olvidó enviarla 44 38%
Total general 117 100%

Las mayores causas de entrega tardía son por olvido o porque nunca llegó la factura. Al respecto se ha realizado una sensibilización con cada una de las personas que han presentado esta situación para que mejoren su metodología en el manejo de las facturas y así evitan el olvido. Además, se están investigando las razones del porqué no llegaron las facturas para así corregir de raíz estas situaciones y disminuir las cifras.

La siguiente es la distribución de dichas entregas tardías por colaborador y por mes:

ENTREGA TARDÍA POR COLABORADOR Y POR MES
Colaborador enero febrero marzo Total general porcentaje
Total general 31 52 34 117 %
César Franco Ramírez 4 19 8 31 26%
Paola Cruz 7 13   20 17%
María Alejandra Giraldo Fernández  3 4   7 6%
Jonathan Salazar Márquez 5 1   6 5%
Negin Alexánder Restrepo Ceballos   1 5 6 5%
John Patiño   4 1 5 4%
Juan David Castaño     5 5 4%
Jhadier Augusto Tique L 2 1 1 4 3%
Víctor Hugo González 3   1 4 3%
Nelson Galeano 2   1 3 3%
Hernán Alonso López Arias 2     2 2%
Luz María Trujillo Robledo   2   2 2%
Luz Stella Mejía Pérez     2 2 2%
María  Aleyda Corrales Uribe      2 2 2%
Maryi Gil 2     2 2%
Mauricio Ríos     2 2 2%
Santiago Montoya   2   2 2%
Valentina Gutiérrez Cardona     2 2 2%
Angélica Herreño   1   1 1%
Diana Gutiérrez     1 1 1%
Elsa María Ríos Galvis      1 1 1%
José Fernando Mesa   1   1 1%
José Orlando Rodas      1 1 1%
Juan Pablo Pulgarín 1     1 1%
Julián Herrera   1   1 1%
Lina Maritza Muriel   1   1 1%
Luisa Fernanda Ocampo     1 1 1%
María Isabel Duque Bejarano    1   1 1%

Con los colaboradores que presentan mayor número de reincidencia se realizó una revisión de las causas y se solicitó compromisos  para no continuar presentando esta situación, todos fueron muy receptivos. Esta revisión se llevó a cabo en febrero y logramos para marzo una disminución.

En lo corrido del trimestre se han recibido 63 facturas correspondientes al año 2020, lo cual es una situación bastante compleja para la empresa en términos de sanciones y exposición ante la Dian.

De igual forma adicional a estas facturas se reportaron 17 facturas que se contabilizaron sin formulario de entrega tardía el cual fue solicitado y nunca llegó, a esta circunstancia se le hará seguimiento porque es evasión de la norma y del control. Por lo cual, los invitamos a todos a no evadir el diligenciamiento del mismo, para evitar sanciones disciplinarias.

  • Es importante reiterar que el responsable de diligenciar el formulario de entrega tardía es el colaborador que causó que la factura se esté enviando de manera tardía. No aquel que realiza el contrato y acta y envía a contabilidad.
  • Invitamos a los directores comerciales y directores de proyectos a tener mayor celeridad en la aprobación de contratos para que las analistas de gestión documental puedan realizar su labor de actas y contratos y facturas en el tiempo estimado.
  • El análisis que se hace es que más del 70% de la facturación tardía corresponde a los costos indirectos de la empresa, por lo que solicitamos mayor orden y juicio al respecto.
  • Reiteramos que si a alguien le llega una factura de canal facturas y no le corresponde, está en la obligación de responder a canal facturas solicitando el re direccionamiento, es decir nadie puede ignorar un correo de canal facturas.
  • También solicitamos no acumular todas las facturas para el último día de entrega en contabilidad.

Continuaremos realizando los análisis para lograr no tener facturas tardías que hoy nos significan sanciones por correcciones en retención en la fuente. Estas se dan independientemente que sean 1 o 1000 facturas las tardías mes a mes. Así que, les requerimos mayor control y cuidado con esta situación y resolver todas las causas raíces que ocasionan que a hoy tengamos un promedio de 40 facturas tardías por mes.

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