Gerencia CFC&A
Directriz 01-2022
Para todos los colaboradores de CFC
Protocolo para la correcta y oportuna gestión de facturas
1 de enero del 2022
Esta directriz se establece con el fin de generar un control que permita acabar por completo con el fenómeno de la entrega tardía de facturas en CFC. Este tipo de retrasos representan sanciones y procesos ante la DIAN, sumado a un riesgo reputacional alto con los proveedores.
- El tercer día hábil del mes es el plazo máximo para entregar facturas con fecha del mes inmediatamente anterior.
- Para evitar acumulación de facturas para causación en Contabilidad, la entrega de facturas se deberá hacer semanalmente: cada viernes se deben enviar las facturas recibidas en la semana para causación.
- El corte de facturación de CFC es el 25 del mes. Los proveedores solo podrán entregar facturas del mes hasta ese día.
- El único canal autorizado para la recepción de facturas electrónicas y no electrónicas es canalfacturas@cfcya.co
- Si le remiten una factura que no le corresponde, deberá informarlo de manera inmediata a canalfacturas@cfcya.co, para que la factura pueda ser redireccionada. Si pasados tres días, usted no la redirecciona, se dará por entendido que le corresponde gestionar la factura.
- Las personas que ordenan los gastos deberán validar constantemente los presupuestos de manera que siempre estén habilitados los ítems para poder ingresar las facturas.
- Las personas que hayan contratado los servicios o realizado las distintas compras en el mes deben hacer seguimiento al proveedor para el envío adecuado de la factura, especialmente en diciembre, cuando hay cambio de año.
- Contabilidad no podrá recibir ninguna factura tardía que no cuente con el formulario de entrega tardía diligenciado. En caso de no entregarlo es responsabilidad de Contabilidad reportar el incumplimiento a Gestión Humana, para realizar el debido proceso disciplinario por incumplimiento de esta directriz ampliamente difundida.
- A los proveedores solo se les podrán rechazar facturas, si no cumplen con la fecha de cierre de facturación. No podrá ser por aspectos internos como olvido en el trámite de una factura.
- Para solicitar rechazo o nota crédito a los proveedores, se deberá enviar la solicitud documentada a canalfacturas@cfcya.co, el cual es el único autorizado para realizar esta solicitud ante los proveedores.
En el 2021, la empresa tuvo que pagar sanciones por valor aproximado de $3.000.000, por realizar correcciones ante la DIAN derivadas de facturas tardías.
Por lo tanto, se informa que a partir de marzo del 2022, el incumplimiento de esta directriz dará lugar a la iniciación a procesos disciplinarios que podrían conllevar sanciones.
Dichas sanciones van desde un llamado de atención o la suspensión del contrato de trabajo, hasta incluso configurarse como una justa causa para darlo por terminado, según el numeral 6 del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
PAULA TATIANA GAITÁN GUZMÁN
Gerente General CFC
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