Dirección Financiera CFC&A

Manual de manejo de cajas menores CFC

Objetivo
Establecer los mecanismos para la constitución, manejo y control de las cajas menores, con el fin de evitar que se usen para el objeto diferente al estipulado y separar cada uno de los costos y gastos, con el ánimo de fortalecer la planeación financiera y revelar en tiempo real la información contable de cada centro de costos.

Alcance
Aplica para todas las cajas menores que se constituyan para sufragar gastos que tengan el carácter urgente e indispensable, con la finalidad de apoyar la gestión administrativa y misional de Construcciones CFC&A.

Se deberán cumplir las políticas establecidas para este fondo, en cuanto a los requisitos y sustentación de los diferentes gastos a solicitar, con el fin de evitar que los recursos de caja menor se utilicen para sufragar gastos de cuantías superiores a las establecidas por los topes del fondo.

Los gastos que no están autorizados por caja menor deberán solicitarse con antelación y realizar el trámite respectivo para la ejecución de los presupuestos. Así mismo se debe tener una planeación financiera a través del área respectiva.

Constitución
Se debe solicitar mediante el formato F-150 V-001 “Apertura caja menor”. Con el fin de tener liquidez para los gastos requeridos, contar siempre con el dinero base para el manejo de la caja y poder pagar los gastos que se vayan presentando, el formato debe ser aprobado por el ordenador del gasto y en contabilidad lo recibe el contador asignado a cada proyecto.

Cuantía cajas menores
La cuantía máxima permitida para apertura una caja menor es de 1 salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV). Si se requiere un monto mayor, el ordenador del gasto deberá informar el motivo a la Dirección Financiera CFC.

Manejo de la Caja Menor
– Cuando el consumo de la caja menor esté en el 70%, se deberá solicitar reembolso de caja menor a través del formato F-058 V-001 “Solicitud reembolso caja menor”.

– La caja menor no debe destinarse para compras de altos montos ni compras de cafetería, papelería de las oficinas y obras.

– Con la caja menor se podrán pagar facturas de servicios públicos hasta el monto de $80.000.

– Las cajas menores no podrán ser utilizadas para gastos de viaje.

– Los recibos de las cajas menores deben venir con firma del solicitante y firma del ordenador del gasto.

– Los reembolsos de cajas menores deberán realizarse mensualmente, con el fin de que las facturas queden contabilizadas en el mes correspondiente, independientemente del valor del gasto.

– Tesorería tiene hasta 30 días para realizar el reembolso correspondiente, cuando es una cuantía inferior al 10% por cada fondo de caja menor. Esto es para justificar el gasto financiero del cheque.

– Cuando se realicen gastos de desplazamiento que corresponden a taxis y buses, se tendrán máximo 4 días hábiles para legalizar los gastos, si los recursos fueron para la misma ciudad. Si son en otra ciudad, tendrán 7 días hábiles. Si pasados estos plazos, se realiza arqueo, se deberá responder de forma inmediata por el valor faltante.

– Los costos del transporte al momento de la legalización se autorizan dependiendo del costo del mercado de la ciudad. Esto debe ser justificado. De lo contrario, no se autoriza el gasto.

– Si la persona encargada del fondo sale de permiso, vacaciones o incapacidad, debe dejar un responsable de la caja menor para el servicio de la compañía.

– Para gastos realizados a régimen simplificado, deberán adjuntar copia del RUT actualizado a la última resolución vigente de la DIAN y a cualquier cambio de actualización de terceros, con el fin de facilitar la labor de información exógena y la administración de bases de datos.

– Deben tener en custodia los recursos de la caja menor en una caja de seguridad con su respectiva llave y de igual forma se deben custodiar los documentos y dinero.

Restricciones de la caja menor
– No se podrán fraccionar compras de un mismo bien o servicio.

– No se podrán realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, viáticos, prestaciones sociales y gastos similares.

– No se podrán efectuar préstamos personales.

– No se autoriza adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en este manual.

– La ejecución de los recursos de la caja menor está bajo la total responsabilidad de cada director, gerentes de proyectos y demás ordenadores del gasto, quienes autorizan cada uno de los gastos pagados por caja menor.

– Las legalizaciones deberán venir en el formato establecido y firmado por la persona que solicita el reembolso y el ordenador del gasto. De lo contrario, no se autorizan los recursos solicitados.

– No se permite aumentar el fondo de caja menor, sin previa revisión o autorización. Para autorizar cualquier aumento, se analizará la rotación del fondo y si se está utilizando en recursos no autorizados o está siendo insuficiente el recurso. Para aumentar el valor, debe justificarse y tener visto bueno de la Dirección Financiera CFC.

– No se puede pasar el mes con fondos negativos.

Responsabilidad, controles y arqueos
La responsabilidad sobre los dineros entregados como base para la caja menor es exclusiva del colaborador a quien se le delega el manejo de la caja menor.

Entes de control interno, el revisor fiscal, la Dirección Financiera CFC o a quien se delegue para esta función podrán en cualquier momento y cuando lo estimen necesario, solicitar al responsable del manejo de la caja menor rendir cuentas sobre los fondos depositados en ella y los soportes de los gastos efectuados.

Los faltantes que resulten de los arqueos practicados a la caja menor deberán ser cubiertos de manera inmediata por el colaborador encargado de su manejo. Si se considera pertinente, se abrirá la investigación interna correspondiente. Los sobrantes deberán consignarse por caja y en ambos casos se debe adjuntar el recibo correspondiente al acta del arqueo practicado.

Se deberán realizar arqueo trimestralmente –máximo- a todas las cajas menores

Responsable del manejo
El responsable del manejo de las cajas será designado por el ordenador del gasto, ya sea de oficinas u obras.

Soportes

En la medida de las posibilidades, las facturas, recibos y demás comprobantes deberán estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

• Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía.
• Lugar y fecha de compra o prestación del servicio.
• Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
• Para los soportes que no contengan factura, deberá existir un recibo de caja menor debidamente diligenciado y firmado por la persona que ordena el gasto y el solicitante.
• Todos los soportes deben venir en factura original. En caso de ser un lugar nuevo, se debe adjuntar el RUT para la creación del tercero. No se permiten como legalización recibos de caja menor de alimentación.

Nota: En cualquier caso, los responsables del manejo de cada caja menor deben dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en este manual.

JUAN PABLO ECHEVERRY GUZMÁN
Director financiero CFC

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