Dirección Financiera CFC&A

Política CFC de gastos de viaje

Propósito

Establecer los lineamientos bajo los cuales se definen, autorizan y reembolsan los gastos de viaje en que incurren los colaboradores vinculados a Construcciones CFC&A.

Definiciones

Gastos  de  Viaje:  Son  aquellos  recursos  financieros  de  la  organización,  entregados  de  forma ocasional o recurrente a los colaboradores, para cumplir con el desarrollo de sus funciones en un lugar del territorio que no sea la ciudad donde se encuentra contratado para sus labores.

Formato de Legalización de gastos y anticipos: Documento en la cual se registran, aprueban y legalizan los gastos de viaje.

1. 1. Responsabilidades

1.1. El área o centro de costos al que pertenece la persona que viaja es responsable de asumir los gastos.

1.2. La  solicitud  de  gastos  de  viaje  deberá  ser  autorizada  por  el  jefe  inmediato,  quien  será responsable  de   la  razonabilidad  y  objetivo  del  viaje,  así  como  de  la  disponibilidad presupuestal para dicho viaje en su área. Igualmente es su responsabilidad velar por que los viajes solicitados correspondan con el cumplimiento de un cronograma de trabajo para su área y del cumplimiento de los objetivos propuestos para dicho viaje.

1.3. Cada colaborador que viaje es responsable de dar cumplimiento a la presente política de gastos de viaje.

1.4. Es responsabilidad del jefe Inmediato que autoriza el viaje, la revisión y aprobación de los gastos presentados por el colaborador para su legalización.

1.5. La solicitud del anticipo debe realizarse diligenciando el formato “F-CT-002 V-003 Solicitud Anticipo gastos de viaje”.

1.6. La organización  reembolsará  todos  aquellos  gastos  en  que  se  incurran,  siempre  que  se encuentren dentro de los lineamientos de la presente política o estén debidamente autorizados por el ordenador del gasto presupuestal del respectivo centro de costos.

1.7. El área de contabilidad no aceptará aquella documentación soporte de gastos de viaje que no cumpla con los requisitos establecidos por la legislación nacional.

1.8. Es  responsabilidad  del  colaborador informar  al  encargado  de  su  área  para  que  realice  el contrato y las actas de anticipo respectivas en el sistema Sinco. de igual forma debe hacerlo para legalizar el anticipo con los soportes correspondientes.

1.9. Es responsabilidad del colaborador entregar al responsable de su área –bajo previa autorización del jefe inmediato- el formato “F-CT-001 Legalización de gastos de viaje y anticipos V-002” con el centro de costos diligenciado, los soportes respectivos y el sobrante del anticipo dentro de los 5 días hábiles después de terminado el viaje. Después de realizada la legalización en Sinco, el responsable de cada área debe entregar el acta, el formato y los soportes al contador encargado. En caso contrario, el anticipo será descontado en la nómina siguiente. Si los gastos fueron superiores al anticipo, debe justificarse el mayor valor del viaje y debe sujetarse a todo lo dispuesto en los demás puntos de la política. Los gastos superiores serán abonados a su cuenta.

1.10. El 15 de cada mes, el coordinador financiero y de tesorería o el tesorero de cada sucursal debe hacer corte de los anticipos no legalizados en los últimos 30 días y enviar el reporte a Gestión Humana CFC para ser cobrado a través de nómina en la quincena siguiente.

1.11.  Las  personas  responsables  de  realizar  y  aprobar  el  contrato  y  las  actas  de  anticipo respectivas en el sistema Sinco son:

2. Directrices para viajes

2.1. El colaborador que va a realizar el viaje debe informar vía correo electrónico a la persona encargada de realizar los contratos y actas en cada área el motivo y el monto solicitado, con copia al jefe inmediato, para su aprobación.

2.2. Al momento de programar un viaje, se debe indagar si viajarán más personas al mismo lugar, con el fin de utilizar un solo vehículo y optimizar los recursos.

2.3. Los viáticos aprobados para alimentación son:

Ciudades A: Manizales, Pereira.
Ciudades B: Bogotá, Cali.

2.4. Los viáticos aprobados para viajar en vehículo propio son:

2.5. Los viáticos aprobados para viajar en moto son:

2.6. Los viáticos aprobados para viajar en transporte público son:

2.7. Los viáticos aprobados para los taxis desde y hacia el aeropuerto son:

Ciudades A: Manizales, Pereira.
Ciudades B: Bogotá, Cali y Cartagena.

Nota: El valor autorizado de taxi de Palmira a Jamundí o viceversa es de $90.000.

2.8. Si el colaborador requiere efectuar diferentes recorridos dentro de la ciudad destino, conforme al objetivo de su viaje, debe presupuestar el valor de taxis de acuerdo a los trayectos que realice en la ciudad.

2.9. Viajes aéreos: Los trámites para la compra de los tiquetes aéreos se realizará por intermedio de la empresa Agentur. Cada colaborador debe enviar un correo electrónico con el formato de solicitud de gastos de viaje, informando el destino  del  viaje,  las  fechas  y  los  horarios.

En caso de requerir cambio en los viajes, el colaborador será el encargado de comunicárselo a las diferentes recepcionistas de cada sucursal con autorización del jefe inmediato. El coordinador financiero de CFC será el encargado de aprobar la compra y definir la forma de  pago.

En caso de que los viajes vayan a ser recurrentes en el área para el mismo funcionario o varios funcionarios, se debe revisar la pertinencia de comprar tiqueteras o promociones en las aerolíneas. Esto será revisado y aprobado por Coordinación Financiera CFC.

 2.10. En caso de requerir hotel, debe informar a la secretaria recepcionista de la sucursal que visita, para que realice las reservas respectivas. En caso de que el hotel no ofrezca desayuno, la tarifa aprobada es de acuerdo a la tabla de gastos. Se debe averiguar sobre convenios con hoteles en las ciudades.

2.11. Para  solicitud  de  anticipo  de  gastos  de  viaje  terrestre,  se  envía  un  correo  dirigido  al encargado de su área para que realice el contrato y actas, y a la secretaria recepcionista de la sucursal (en caso de requerir hotel), con copia al jefe inmediato. Cuando la solicitud sea para un anticipo de gastos de viaje aéreo, se envía un correo a las mismas personas mencionadas anteriormente. Así mismo, con la solicitud de tiquetes aéreos.

Se debe enviar adjunto el formato “F-CT-002 Solicitud Anticipo Gastos de viaje V-003” diligenciado, el cual contiene nombre completo; fecha de nacimiento; número de celular; fechas de viaje ida y regreso con horario estimado; ciudad de origen y ciudad de destino; y centro de costos al cual debe ir cargado el viaje.

También se debe especificar si requiere hotel y solicitar el valor del anticipo para alimentación y transporte dentro de la ciudad. Este formato debe estar firmado y aprobado por el jefe directo.

Cuando la solicitud de anticipo es por viaje con desplazamiento aéreo, este correo debe ser enviado con mínimo 15 días hábiles de anticipación a la fecha en la cual se realizará el viaje, de tal forma que se puedan contar con tarifas económicas, tanto en hoteles como en tiquetes.

En caso de que el jefe inmediato no esté de acuerdo con el viaje solicitado por el colaborador debe informar inmediatamente a Tesorería y al coordinador financiero, para no dar trámite a la solicitud.

2.12. La organización utilizará en lo posible la tarifa más económica para la compra de tiquetes aéreos y en caso de ser necesaria otra tarifa, deberá contar con autorización del ordenador del gasto (jefe del área).

2.13. Inmediatamente   se   cuente   con   los   tiquetes   y   reservaciones   correspondientes,   al colaborador que solicitó los gastos de viaje se le informará vía correo electrónico el itinerario, aerolínea, tiquetes, hoteles y demás reservas con los cuales realizará su viaje.

2.14. Todas las facturas de los gastos deben ser generadas a nombre de Construcciones CFC&A, NIT 810.002.455-5. De lo contrario, el colaborador deberá asumir el gasto.

2.15. Alojamiento: Se realizará de acuerdo a los convenios con que cuenta la organización.

2.16. Alimentación: Se aplicarán las tarifas diarias establecidas para desayuno, almuerzo y cena.

Dichas tarifas no se podrán utilizar para invitaciones de negocios, pues dichas reuniones se manejan como gastos de representación. Cuando el viaje sea a destinos internacionales que presentan un elevado  nivel de precios, se podrá solicitar un ajuste en las tarifas, previa justificación y autorización de la Gerencia General CFC.

2.17. Gastos  de  Representación:  Deben  incluir  claramente  los  siguientes  conceptos:  fecha, ciudad,  nombre  del  lugar,  objetivo  de  la  reunión,  nombre  de  los  participantes,  cargo, empresa y vínculo comercial entre las compañías que representan.

2.18. Los gastos de representación serán reportados por el colaborador de mayor rango de la compañía que participe en dicha reunión y para todos los casos deberá anexar la factura con valores discriminados del consumo. El pago de propinas no podrá exceder el 10% del valor de la cuenta y se deberá incluir dentro de la factura.

2.19. No se aceptarán fotocopias como documentación soporte, pues todos los soportes deben ser originales. En caso de pérdida de un soporte, la autorización del gasto será dada por el jefe inmediato.

2.20. La organización no cancelará las multas que se generen como resultado de incumplimiento de la normas de tránsito.

2.21. Gastos de viaje no autorizados: Los siguientes son algunos de los gastos no autorizados.

– Consumo de licor
– Salones de Belleza, spa, masajes
– Artículos de aseo personal
– Cigarrillos
– Alquiler de películas, revistas, CD o DVD
– Regalos personales
– Penalidades por pérdida de vuelos o cambio de vuelo (no justificados)

Cualquier otro tipo de gasto no necesario para el cumplimiento del viaje laboral.

La presente política entra en vigencia a partir de marzo del 2022.

JUAN PABLO ECHEVERRY GUZMÁN
Director financiero CFC

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