¿Cómo nombrar las facturas para nuestro archivo digital?

Facturación electrónica
Con el fin de mantener la información digital correctamente almacenada en nuestros sistemas de información, es necesario unificar y estandarizar nuestros procesos. Es por ello que estamos haciendo uso de una herramienta de Microsoft llamada Sharepoint, la cual nos va  permitir almacenar toda la información digital concerniente al pago de facturas en dicho sistema.
Para lograr esta unificación es necesario del compromiso de todos, dado que de la manera en que se almacenen los documentos, va a depender la futura búsqueda y ubicación de los mismos. De la fecha en adelante, todos los documentos que se envían a contabilidad para su causación (facturas, actas, entradas de almacén, etc ) deben estar en formato PDF y nombradas de la siguiente manera:

·         Fra xxxx – (Nombre Proveedor)  

Ejemplo: Fra 1224 –  UNE

·         Acta xxx – Contrato xxxx

Ejemplo: Acta 5 – Contrato 27832565

·         Entrada xxx 

Ejemplo: Entrada 25265325

·         Anticipo XXX (Numero CP)

Ejemplo: Anticipo 5415

·         Caja Menor XXX (Numero CP)

Ejemplo: Caja Menor 51684

·         NC xxxx – (Nombre Proveedor)

Ejemplo: NC 5455 –  Gamma Ingenieria

·         CP XXXX 

Ejemplo: CP 546555

·         CE XXXXXX

Ejemplo: CE 566225

·         Soporte CE XXXXX

Ejemplo Soporte CE 6589

·         CC XXX (Número arroja documento interno)

Ejemplo: CC 542244

Cuadro Convenciones:
CP= Cuenta por pagar
NC= Nota Crédito
CE= Comprobante de Egreso
CC= Cuenta de Cobro
Si no se nombran los archivos PDF de esta manera y no se cumple con esta estructura, el área de contabilidad está en la facultad de devolverlos y no aceptarlos.

4 comentarios en «¿Cómo nombrar las facturas para nuestro archivo digital?»

  1. JHADIER TIQUE

    Tengo una inquietud, siempre que pasamos facturas a contabilidad esta va a acompañada ya sea de un acta – una entrada — un anticipo (que es un acta normal) —caja menor (es un acta con muchas facturas)

    nos estan solicitando que entreguemos dos archivos PDF, se deberira entregar un solo archivo como se entrega en fisico un paquete. que debe incluir hasta soportes de seguridad social si es del caso.

    quedo atento a sus comentarios

    gracias.

    1. Nelson Galeano

      Ingeniero Jhadier , es necesario que los documentos vengan en PDF diferentes, dado que va a facilitar la búsqueda dentro del sistema y adicionalmente va a ser mas fácil realizar una futura auditaría. También es importante tener en cuenta, que si añadimos el pasó para que los usuarios envíen todos los documentos unidos en un solo PDF, vamos a complicar el proceso y vamos a dar pie a errores humanos, puesto que los documentos provienen de fuentes diferentes, tanto la factura  que nos llega del proveedor, como el acta que se genera desde sinco en el módulo de Adpro, como la entrada de almacén que se genera desde el módulo de construcciones, etc.

  2. Carlos Andres Quintero Martinez

    Buenos dias.

    Para redondear el Comentario del Ingeniero Tique,

    Seria muy bueno identificar cuales son los casos especificos en los que se requieren acreditar Anexos a la factura y/o Acta.

    Por ejemplo , Copia de Seguridad Social (En el caso de Actas para Personas Naturales Junto con el formato de Retencion Cedular ). Otro caso es el de Anticipos por Obra ( Los anexos habituales exigidos en Contabilidad Son , Contrato firmado, Polizas y recibo de pago de las Pollizas).

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