Todos en algún momento usamos el servicio de correspondencia como parte de nuestro trabajo, por eso es importante que como colaboradores tengamos en cuenta el procedimiento al enviarla o recibirla.
Desde mediados del 2017 comenzamos a utilizar un archivo compartido en el que se registra todo lo concerniente a correspondencia. Por eso es necesario que antes de entregarla a los respectivos mensajeros o al destinatario, se ingresen los datos de esta.
Recordemos que podemos ingresar al archivo desde el botón de correspondencia de Intranet.
En el archivo se debe colocar la fecha, el consecutivo, el remitente, el destinatario, la entidad y el asunto. Todo esto como parte del control y el seguimiento de los documentos y paquetes que entran y salen de las sucursales CFC.
Correspondencia entrante
La persona encargada de recibirla y registrarla es la recepcionista de la sucursal. Ella debe sacar una copia, entregarla al destinatario y guardar el documento original en la carpeta de correspondencia recibida.
Correspondencia saliente
El colaborador que realice la correspondencia es el encargado de registrarla. Así mismo debe colocar en la carta física el número de consecutivo que usó al ingresarla, firmar dos originales y enviarlas al destinatario.
Una de esas originales se debe entregar a la recepcionista con la firma de recibido del destinatario para archivarla en la carpeta de correspondencia saliente.
En el caso de que la correspondencia sea de trámites con clientes solo se guarda en la carpeta del inmueble. De igual forma, si es documentación jurídica, se archivará en la carpeta de la Directora Jurídica.
Agradecemos su colaboración para realizar correctamente este procedimiento que garantiza orden y por lo tanto excelencia en el trabajo que realizamos. Recordemos que nuestra esencia es el cuidado de cada detalle.
Redacción: Natalia Nieto Ramírez, practicante de Comunicaciones CFC
Buenas tardes, por cuanto tiempo se debe de guardar la correspondencia recibida y despachada?
Buenos días Maria Isabel,
Elsa Maria Rios, encargada del archivo en CFC&A, te va a llamar para brindarte esa información.
Feliz día.
Maria Isabel buenos dias, la correspondencia tiene un tratamiento de archivo al igual que todos los documentos.
Toda la correspondencia con clientes debe reposar en la carpeta del cliente y debe darsele el mismo tratamiento especificado en la politica de archivo que la carpeta del cliente que la contiene.
En el caso de la correspondencia diferente a la correspondencia con clientes, esta debe tener una carpeta por sucursal ordenanda cronologicamente, De manera que si se requiere buscar la correspondencia enviada o recibida sea facil de encontrar (por fecha, por tercero, por consecutivo). Esta correspondencia tiene un manejo y una politica establecida la cual Elsa le puede ampliar.
saludos,