Conoce el proceso de recepción de facturas electrónicas en CFC

Por normatividad de la DIAN, las facturas que recibimos de los proveedores se van a seguir generando de manera digital a un correo electrónico corporativo con el fin de suprimir la recepción de facturas en papel.

Es fundamental que todos tengamos claro que hay tres formas mediante las cuales se pueden generar facturas electrónicas.

1. A través de los portales web designados por los proveedores: Algunos proveedores diseñaron portales web para que sus clientes puedan entrar a visualizar, descargar y/o rechazar facturas.

Los coordinadores administrativos cuentan con un usuario y clave para entrar a los portales. Deben hacerlo diariamente, una vez en la mañana y una vez en la tarde.

2. Direccionadas a través de recepción: Las facturas llegan al correo electrónico canalfacturas@cfcya.co y mediante este las recepcionistas de cada sucursal las direccionan a los coordinadores administrativos de las obras o a los encargados de salas de ventas para que se realicen el trámite en Almera y Sinco.

3. Radicadas en recepción: Las facturas llegan al correo electrónico canalfacturas@cfcya.co y las recepcionistas de cada sucursal las descargan y radican en Almera. Posteriormente se las entregan al responsable de hacer el acta para que haga su respectivo trámite en Sinco.

Para tener en cuenta:

1. Los proveedores están enviando un correo masivo a todos sus clientes en el que solicitan diligenciar un formato para emitir facturas de manera correcta. El correo encargado de responder estos emails es recepcionformatosfacturas@cfcya.co

Por eso, si algún colaborador recibe un correo solicitando información de facturación se debe remitir a dicho correo.

2. Cuando un colaborador reciba un email del correo canalfacturas@cfcya.co, le debe dar total prioridad a su trámite y verificación de la siguiente manera:

  • Verificar que la factura corresponda a su área y que esté correctamente emitida. En caso de encontrar algún error en la factura debe rechazarla a través del enlace que llegó en el correo o solicitárselo a la recepcionista.
  • Si la factura no corresponde a su área, debe notificarle inmediatamente a la recepcionista de la sucursal para que la redireccione a la persona correcta o la rechace si es necesario.

3. Por normatividad de la DIAN solo es posible rechazar facturas tres días después de ser emitidas por el proveedor. En caso de no hacerlo, la factura se da por aceptada, lo cual implicaría grandes riesgos jurídicos y económicos para nuestra compañía.

El procedimiento de recepción de facturas electrónicas se encuentra disponible para consulta en Almera (ingrese por aquí) con los siguientes nombres:

  • PR-096 Trámite de Facturas electrónicas Obra Portal Proveedor
  • PR-094 Trámite de facturas electrónicas oficina
  • PR-095 Trámite de facturas electrónicas Sala de Ventas y Obra Correo Electrónico

De igual forma, si tienen alguna duda pueden comunicarse con Nelson Galeano, coordinador de sistemas CFC, al correo nelson.galeano@cfcya.co.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

A %d blogueros les gusta esto: